Wywiad: jak usprawnić procesy wewnętrzne w przedsiębiorstwie?

Czy usprawnienie procesów wewnętrznych w przedsiębiorstwie jest możliwe? To zależy od tego, jakie cele powinno realizować nowe oprogramowanie. Rodzaj i skala takiej inwestycji zawsze dostosowane są do indywidualnych możliwości i preferencji klienta. Porozmawiajmy więc o konkretach.

Tradycyjny system dedykowany czy aplikacja mobilna? Co lepiej wpisuje się w ideę usprawnień w firmie?

• Filip Dziedzic: na tak zadane pytanie odpowiedzieć można tylko w jeden sposób: „to zależy”. Nie jest to bynajmniej chwyt marketingowy. W kwestii oprogramowania dedykowanego wszystko zależy od celów biznesowych, jakie wyznacza sobie przedsiębiorstwo. Aplikacje mobilne ułatwiają działanie wszystkich pracowników, którzy są w ruchu. Mowa o: kurierach, serwisantach, kadrze zarządzającej. Dostęp do danych o firmie bezpośrednio z telefonu znacznie usprawnia realizowanie przez ich codziennych obowiązków. Wszystkie aspekty pracy biurowej, księgowość, kontakty z pracownikami, itp. można doskonale zmodernizować tradycyjnym systemem. Aplikacje webowe czy mobilne mogą w doskonały sposób się uzupełniać. Zastosowanie konkretnego rozwiązania zależy od wielu czynników.

OK. Zacznijmy więc od aplikacji mobilnych. Czy możesz podać przykład branży, w której to rozwiązanie efektywnie funkcjonuje?

• Filip Dziedzic: oczywiście. Przykładów mogę podać sporo, jak chociażby nasz najnowszy projekt, który dotyczy branży farmaceutycznej. Usprawnienie procesów wewnętrznych przedsiębiorstwa z tego sektora gospodarki koncentruje się wokół zwiększenia wydajności pracowników magazynów z lekami. Aplikacja mobilna wspiera osoby kompletujące zamówienia podczas przejścia przez cały magazyn ułatwiając sprawne przygotowanie zleceń. Dodatkowe funkcjonalności to: możliwość zarządzania i monitorowania stanów magazynowych.

W jaki sposób działa taka aplikacja?

• Filip Dziedzic: w ramach aplikacji tworzona jest konfiguracja wózka kompletacyjnego z odpowiednio wybranych i zagregowanych zamówień. System podpowiada, gdzie szukać konkretnych pozycji z zamówień, pomaga je klasyfikować. Dodatkowo osoby z określonymi uprawnieniami mają możliwość monitorowania stanów magazynowych, czyli: otrzymują informacje o liczbie zamówień do kompletacji na danej zmianie, dane o odjazdach tras, ilości dostępnych wózków, itp.

Rzeczywiście, brzmi to jak realne usprawnienie. Czy w innych branżach można stosować podobne rozwiązania?

• Filip Dziedzic: taka aplikacja sprawdzi się w zasadzie wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z magazynem. Szczególnie dobrze widać to na przykładzie usprawnień działania portu kontenerowego. Tutaj w grę wchodzi naprawdę zaawansowana logistyka. Ciekawym rozwiązaniem jest zamontowanie ekranów dotykowych w poszczególnych halach magazynowych. Urządzenia te są ze sobą zsynchronizowane dzięki aplikacji mobilnej a dane o rzeczywistym stanie ładunków aktualizowane w czasie rzeczywistym. Digitalizacja ładunków jest możliwa dzięki wykorzystaniu kodów QR.

Zaprezentowane przykłady potwierdzają zastosowanie aplikacji mobilnych w logistyce. Czy w innych dziedzinach sprawdzają się równie dobrze?

• Filip Dziedzic: zdecydowanie tak. Sektor utilities wykorzystuje potencjał aplikacji mobilnych do ułatwiania działań pracowników terenowych, zwłaszcza serwisantów. Z poziomu telefonu mają oni dostęp do historii napraw, mogą zamówić potrzebne części, zaraportować czas pracy, mają dostęp do specjalistycznej wiedzy. Wszystko za pomocą kilku kliknięć. Sektor finansowy wykorzystuje aplikacje chociażby do podpowiadania klientom personalizowanych ofert. Przedsiębiorstwa produkcyjne wykorzystują potencjał aplikacji do monitorowania stanu maszyn, zapewniania ciągłości produkcji i kontroli czasu pracy. Podobne przykłady można mnożyć.

Skoro aplikacje mobilne mają tak duży potencjał, to gdzie jest w tym wszystkim miejsce na tradycyjne systemy?

• Filip Dziedzic: w praktyce tego miejsca jest sporo. Przedsiębiorstwa często na start wykorzystują dostępne na rynku rozwiązania pudełkowe. W początkowej fazie rozwoju to w zupełności wystarcza. Gdy firma się rozrasta, zatrudnia więcej pracowników, którzy potrzebują szybko znaleźć informacje dedykowane tylko dla siebie, zaczynają się kłopoty. Często rozwiązania abonamentowe nie mają wszystkich niezbędnych funkcjonalności, albo jeden pracownik w ciągu dnia pracy musi korzystać z kilku z nich. Właśnie w takich przypadkach warto stworzyć jeden dedykowany system, który będzie wyposażony tylko w niezbędne funkcjonalności. To prawdziwa oszczędność czasu. Systemy, które tworzymy integrują dane z wielu źródeł, pozwalają tworzyć zaawansowane raporty i umożliwiają szerokie możliwości nadawania dostępów. Takie oprogramowanie jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstw. Naszym podstawowym narzędziem pracy nadal jest laptop czy komputer stacjonarny.

Czy w tym przypadku również możesz podać praktyczne przykłady?

• Filip Dziedzic: jasne! Aktualnie pracujemy nad oprogramowaniem dla klienta z UK. Naszym zadaniem jest stworzenie systemu, który umożliwi sprawną komunikację miedzy istniejącym już w tej firmie oprogramowaniem oraz różnymi systemami obowiązującymi u klientów tej marki. Pracujemy nad utrzymaniem maksymalnie ujednoliconej komunikacji. Zapewniamy skuteczne połączenia, koncentrujemy uwagę na translacji danych, obsługujemy różnorodne protokoły narzucone przez systemy klientów. To tylko ułamek naszych zadań, jednak ten system to ogromne usprawnienie.

Brzmi ciekawie. Czy takie integracje dotyczą tylko przypadków gdy klient musi sprawnie łączyć się z systemami innych firm?

• Filip Dziedzic: bardzo często integracje dotyczą wielu systemów frontendowych, które używane są w jednym przedsiębiorstwie. Nasze oprogramowanie dedykowane optymalizuje np. proces rozpatrywania reklamacji w sektorze finansowym. Ten system integruje się aż z 5 systemami frontendowymi za pośrednictwem których klient może taką reklamację zgłosić (formularz www, bankowość internetowa, bankowość mobilna, aplikacja oddziałowa, system obsługi pism przychodzących). Dodatkowo, by temat reklamacji przypisać do najbardziej kompetentnego specjalisty oraz by mieć wgląd w historię odbiorcy, integrujemy się z ponad 14 systemami wewnętrznymi w banku. Wszystko w trosce o wygodę odbiorcy i komfort pracy osób rozpatrujących reklamację.

Ostatnie pytanie: czy jesteś w stanie określić jeden, najbardziej podstawowy element funkcjonowania przedsiębiorstw, który można usprawnić dzięki oprogramowaniu dedykowanemu?

• Filip Dziedzic: każde przedsiębiorstwo jest inne. Nie ma więc złotej recepty na jedno, typowe usprawnienie. Jeśli mam podać przykład najbardziej uniwersalnego systemu to myślę, że powinno to być oprogramowanie do usprawnienia procesu obiegu dokumentów w firmie. Realizowaliśmy już kilka wariantów takich systemów. Zawsze efekty są szybko widoczne. Zapewniamy pełny monitoring od rejestracji dokumentu aż po zamknięcie danej sprawy/archiwizację. Umożliwiamy bezpieczne przechowywanie, różne poziomy dostępu, intuicyjne wyszukiwanie oraz wgląd w historię osób, które miały dostęp do plików. Przydatne rozwiązanie.