Wywiad: jak skutecznie zarządzać projektami IT?

Rzeczywistość funkcjonowania w dynamicznie zmieniających się realiach społecznych, gospodarczych i politycznych wymaga od przedsiębiorców dużej elastyczności w działaniu. Skutkiem wszelkich wprowadzanych w biznesie zmian jest pojawianie się coraz bardziej zaawansowanego oprogramowania. Projekty te muszą być efektywnie zarządzane, by spełniały ustalone parametry zakresu, czasu i kosztów, co przekłada się na jakość. W jaki sposób skutecznie zarządzać projektami IT, by zapewnić ich sprawne działanie? O tych kwestiach rozmawiamy z Łukaszem Brewczyńskim.

Marta Skiba: zglobalizowany i dynamiczny świat przekłada się na realia projektowe?

• Łukasz Brewczyński: to nieuniknione. Coraz więcej przedsiębiorstw, chcąc zapewnić sobie odpowiednią pozycję w branży, chętnie korzysta z możliwości, jakie otwiera przed nimi oprogramowanie dedykowane. Każdy taki projekt charakteryzuje się specyficznymi ramami, których należy się trzymać w trakcie realizacji. Specyfikacja, czas, kamienie milowe, wielkość zespołu projektowego, wykorzystywane technologie. Wiele wytycznych prowadzących do jednego celu. Przez to sama złożoność procesu zarządzania projektami stale wzrasta. Bez odpowiednich narzędzi i doświadczenia nabytego w praktyce można znacznie utrudnić sobie codzienną pracę.

Marta Skiba: a chyba nikt nie lubi sobie utrudniać życia… wypraktykowałeś jakieś stałe scenariusze działań projektowych?

• Łukasz Brewczyński: przez ostatnie lata wypracowaliśmy wyspecjalizowane ramy w zakresie działań projektowych oparte o najlepsze metodyki, ale faktem jest, że do każdego Klienta podchodzimy indywidualnie. Tylko w ten sposób możemy wypracować proces, w którym Klient poczuje się dobrze, co przełoży się na możliwość stworzenia oprogramowania dedykowanego, które spełni swoją rolę. Cenimy przy tym podejście oparte na zwinnych metodach zarządzania, w szczególności  na framework’u  Scrum. Dzięki niemu zachowujemy kontrolę nad postępami prac oraz jesteśmy w stanie szybciej uzyskiwać satysfakcjonujące efekty biznesowe, a także natychmiastowo reagować na zmianę. To sprawdzone mechanizmy, cenione nie tylko przez Klientów, którzy w każdym kroku rozumieją wytwarzany produkt, ale też nasi specjaliści.

Marta Skiba: brzmi jak „złoty środek” idealny dla wszystkich. Rzeczywiście tak jest?

• Łukasz Brewczyński: podejście zwinne pozwala spojrzeć na cały projekt w efektywny sposób, gdyż zakłada aktywny udział klienta i proaktywne działanie w zakresie zmian, które jak dobrze wiemy pojawiają się w każdym przedsięwzięciu. Jednocześnie mamy do czynienia z autonomią poszczególnych członków projektu i systematycznym dostarczaniem konkretnych efektów pracy. W praktyce metodyki zwinne wypracowały zestaw zasad, które realnie ułatwiają i usprawniają zarządzanie projektem IT. Wszystkie strony, zarówno programiści, jak i klienci, są mocno zaangażowani w tworzone rozwiązanie.  Każdy doskonale orientuje się, co ma w danym momencie robić, jakie są oczekiwania. Ogromnym plusem jest stała obecność klienta rozumianego w tym kontekście jako zaangażowanego partnera. Wszelkie poprawki można wprowadzać na bieżąco, a co najważniejsze: unikamy sytuacji, w której gotowy produkt nie spełnia oczekiwań klienta. Wiemy przecież, że większość projektów informatycznych wiąże się z licznymi ryzykami. Metodyki zwinne pozwalają nad nimi sprawnie zapanować i w pełni usatysfakcjonować Klienta.

Marta Skiba: ryzyka, o których wspominasz dotyczą restrykcyjnych ograniczeń czasowych, jakie wiążą się z tworzeniem oprogramowania dedykowanego?

• Łukasz Brewczyński: nie tylko. Każdy przedsiębiorca, który decyduje się na oprogramowanie dedykowane liczy na zwrot z tej inwestycji. Czas realizacji zawsze jest istotny. Im szybciej dostarczymy działający produkt, tym szybciej zacznie on pracować na sukces klienta. Zwinne podejście pozwala dostarczać działające rozwiązanie w trakcie trwania projektu (a nie na końcu), co przyspiesza zwrot z inwestycji. Równie ważna jest identyfikacja i zdefiniowanie wszystkich wymagań. Bardzo często widzimy, jak projekt ewoluuje w trakcie tworzenia. To bez wątpienia płaszczyzna, z którą może wiązać się poważne ryzyko, rzutujące na sprawną realizację całości. Ale nie tylko. Wszelkie zmiany organizacyjne, zdarzenia losowe, nawet wybór technologii – wszystkie te elementy łączą się z ryzykiem, które niezwykle trudno zdefiniować na starcie projektu. Podejście zwinne daje nam skuteczne narzędzia do prawie natychmiastowego reagowania na zmianę.

Marta Skiba: możesz odnieść się do konkretnego przykładu w kontekście wspomnianego ryzyka?

• Łukasz Brewczyński: oczywiście. Już na początkowym etapie projektowania nowego systemu tworzymy architekturę oprogramowania. W dużym uproszczeniu jest to zbiór najważniejszych decyzji dotyczących oprogramowania, organizacji działań poszczególnych komponentów systemu. Weryfikacja tego, czy zaproponowane rozwiązanie rozwiązuje wszelkie stawiane przed nim cele wymaga sprawdzenia w praktyce. Nie jesteśmy wszystkiego w stanie przewidzieć na etapie wstępnym. Ryzyko niepowodzenia jest w tym przypadku realne. Możemy przecież działać zgodnie z wytycznymi, w ustalonym czasie, a efekt końcowy nie zrealizuje kluczowych potrzeb biznesowych, a początkowo przyjęte założenia mogą się okazać w praktyce po prostu błędne. Zwinne podejścia ułatwiają eliminowanie tego zagrożenia, zakładając dostarczanie prototypu, minimalnej wersji produktu, którą można przetestować, a następnie iteracyjnie rozwijać na podstawie rzeczywistych doświadczeń użytkownika końcowego. Nic nie sprawdza się lepiej od umożliwienia użytkownikom realnej pracy z oprogramowaniem. Uwagi zebrane na każdym etapie można zazwyczaj sprawnie wdrażać, przez co gotowy system uwzględnia realia codziennej pracy i odpowiada na rzeczywiste potrzeby odbiorców.

Marta Skiba: ryzyko w tworzeniu oprogramowania jest więc nieuniknione, trzeba jednak wiedzieć w jaki sposób je ograniczać?

• Łukasz Brewczyński: tak, skuteczne zarządzanie ryzykiem to podstawa sukcesu całego projektu. W pracy projektowej i wdrożeniowej istnieje bardzo dużo elementów, które mogą utrudnić realizację poszczególnych kamieni milowych. Mowa o stosowaniu nowych technologii, wymagań systemowych, zapewnieniu wydajności, niezawodności, itp. Sprawna identyfikacja tych zagrożeń, ocena poziomu narażenia na nie oraz ograniczanie ryzyka to stały element skutecznego zarządzania projektami IT.

Marta Skiba: no dobrze, wiemy o istnieniu ryzyka i konieczności zarządzania nim. Jak rozumiem zwinne metody zarządzania projektami IT pozwalają nad tym wszystkim skutecznie panować?

• Łukasz Brewczyński: w praktyce nie istnieje coś takiego jak doskonałe podejście do zrządzania projektami. Metody zwinne zyskały ogromną popularność z uwagi na szybkość działania, w szczególności w zakresie reagowania na zmianę, ograniczenie dokumentacji oraz zaangażowanie klienta w zapewnienie jakości produktu. Ostatecznie podejście to pozwala ograniczyć koszty całego projektu. Czas i jakość idą tutaj w parze. W celu zapewnienia optymalnej realizacji zadań bardzo często łączymy różne techniki funkcjonujące w ramach praktyk Agile. W ten sposób możemy osiągnąć zdecydowanie lepsze rezultaty.

Marta Skiba: to ciekawe! Jesteśmy zwinni i swobodnie łączymy narzędzia, by skutecznie realizować zadania. Brzmi… efektywnie

• Łukasz Brewczyński: właśnie po to podejmujemy takie działania, by zwiększać efektywność. Scrum koncentruje uwagę na zarządzaniu projektami, Lean na zarządzaniu produktem a Extreme Programming poświęca szczególną uwagę praktycznym aspektom inżynierii oprogramowania. Czerpiąc z tych przykładowych narzędzi, jesteśmy w stanie zdziałać wiele. I to w krótkim czasie.

Marta Skiba: zdziałać wiele… po tym stwierdzeniu muszę zapytać, jak wiele?

• Łukasz Brewczyński:  wszystko zależy od stopnia zaawansowania konkretnego projektu. Potencjał jest spory. Spójrzmy chociażby na Scrum. Działamy tu w krótkich seriach działań zwanych sprintami. Całym zespołem spotykamy się codziennie omawiając poczynione postępy i recenzujemy ich efekty. Takie spotkania są naprawdę krótkie, a umożliwiają przekazanie kluczowych informacji do wszystkich członków zespołu. To podejścia zapewnia stałą kontrolę, namierzenie i eliminację ryzyk, co ostatecznie optymalizuje czas potrzebny na realizację całego projektu. Wykorzystanie praktyk Lean pozwala dodatkowo wyeliminować marnotrawienie czasu, zwiększyć potencjał zespołu oraz poprawiać proces małymi krokami (czyli skutecznie). W tym przypadku założeniem jest stała nauka i wprowadzanie ulepszeń. Połączenie idealne.

Marta Skiba: czy w tym idealnym połączeniu jest jeszcze miejsce na wspomniany wcześniej Extreme Programming?

• Łukasz Brewczyński: oczywiście. Na usprawnienia w obszarach wytwarzania oprogramowania miejsce jest zawsze! XP to podejście, które kładzie ogromny nacisk na dobre praktyki programowania, czyli mówimy tu precyzyjnie o aspektach technicznych, a nie o ogólnych wytycznych. W tej metodyce zwinnej mamy również do czynienia z ciągłym dostarczaniem nowych funkcjonalności, integracją, testowaniem, zdobywaniem stałego feedbacku od użytkowników. Jasna ścieżka tworzenia produktu, która sprawdza w praktyce. Jeden z najbardziej krytykowanych aspektów XP jest jednocześnie (w mojej opinii) jego bardzo mocną stroną. Co mam tu na myśli? Jak się domyślasz – programowanie w parach. To nietypowe podejście pozwala utrzymać standard kodowania, podnieść jakość techniczną produktu, w prosty sposób rozprzestrzeniać wiedzę po zespole na temat wytwarzanego oprogramowania. Zespół wspólnie czuje się odpowiedzialny za wytwarzany kod. W efekcie otrzymujemy produkt na najwyższym technicznym poziomie, który jest łatwy w rozwoju i utrzymaniu. Czego chcieć więcej od dobrze zarządzanego projektu?

Marta Skiba: zadowolenie klienta i całego zespołu projektowego to gra warta świeczki

• Łukasz Brewczyński: zgadza się. Oczywiście proces sprawnego zarządzania projektami IT to złożony temat. W naszej rozmowie udało mi się jedynie powierzchownie go zarysować. Obiecuję zabierać jeszcze głos w tej sprawie wielokrotnie, koncentrując uwagę już na ściśle określonych aspektach działań.

Marta Skiba: w takim razie trzymam za słowo i dzięki za rozmowę!

Wszystkich zainteresowanych tematem jak skutecznie zarządzać projektami IT zachęcam do kontaktu oraz śledzenia naszych wpisów na bieżąco.