Przygotowanie do optymalizacji magazynu

Optymalizacja magazynu – czy to istotne? Każda organizacja posiadająca własny magazyn doskonale rozumie jego znaczenie zarówno z punktu widzenia operacyjnego jak i finansowego. Z jednej strony, pełny magazyn stanowi zabezpieczenie przed wszystkimi nieplanowanymi zdarzeniami takimi jak nagły wzrost zapotrzebowania czy też przerwanie łańcucha dostaw. Z drugiej strony, wysokie stany magazynowe to wysokie koszty oraz „zamrożony” kapitał. Odpowiednie zarządzanie pozwala jednak znaleźć złoty środek, który zabezpiecza strategiczne potrzeby organizacji zachowując jednocześnie umiar w przestrzeni finansowej.

Projekt optymalizacja magazynu to zestaw działań i narzędzi, których opracowanie w szerszej perspektywie czasu ma na celu przyniesienie określonych korzyści takich jak:

• Zmiejszenie kosztów magazynowania
• Zmniejszenie wartości magazynu
• Utrzymanie lub poprawa dostępności stanów magazynowych
• Zwiększenie zarządzalności magazynów

Poniżej omówimy dokładniej działania z Kroku 1. których realizacja jest warunkiem koniecznym do realizacji dalszych prac, a które to Organizacja wykonać można siłami własnymi.

Krok 1 – Optymalizacja magazynu –  Przygotowanie danych

Proces dotyczący optymalizacji magazynu należy rozpocząć od dokładnego przygotowania danych. To tzw. dobra praktyka, często realizowana w przedsiębiorstwach. Często jednak, z uwagi na brak jasnego celu i/lub brak czasu, nie jest prowadzona z należytą starannością. Niezależnie od stanu faktycznego, przed przystąpieniem do prac mających na celu optymalizację magazynów należy dokonać ich przeglądu. Od czego zacząć? Wyjaśniamy!

A – Ujednolicenie nomenklatury – punkt wyjścia przy optymalizacji magazynu

Pod tym działaniem rozumiana jest weryfikacja nazewnictwa stosowanego do opisywania indeksów materiałowych na magazynach. Niejednolite lub nieusystematyzowane nazwy, wykorzystywanie pojęć synonimicznych, niepoprawne nazywanie elementów to sytuacje, które bardzo często prowadzą do zbędnego powielania indeksów materiałowych. Znacząco utrudniają również wykorzystanie zgromadzonych danych. Klasycznym przykładem jest stosowanie zamiennie pojęć „sworzeń” i „trzpień” a niekiedy nawet „bolec”. Brak kontroli nad poprawną nomenklaturą w tym zakresie może skutkować powieleniem w rejestrze pozycji, które odpowiadają fizycznie tej samej rzeczy.

Porządkowanie nomenklatury przy prowadzeniu procesu optymalizacji magazynu nie jest celem samym w sobie. Stanowi jednak doskonały punkt wyjścia dla działań mających na celu likwidację duplikatów. Ma znaczenie nie tylko w obszarach stricte magazynowych, lecz wpływa pozytywnie również na inne elementy organizacji. Pracownicy magazynu nie wyczerpują zbioru użytkowników indeksów. Z tego samego „słownika” korzystają również osoby odpowiedzialne za procesy zakupowe, pracownicy Utrzymania Ruchu a niekiedy także Produkcja. Wszystkie te grupy cechuje inne otoczenie biznesowe oraz różny poziom wiedzy technicznej/branżowej. Wyszukując odpowiedniej pozycji intuicyjnie działają wedle powtarzalnych schematów i przyzwyczajeń, licząc na logiczną analogię. Brak spójności znacząco ogranicza szansę efektywnego rozwiązywania bieżących zadań. Dlatego właśnie ujednolicenie nomenklatury jest tak ważne w procesie optymalizacji magazynu.

B – Usunięcie duplikatów jako drugi krok w procesie optymalizacji magazynu

Podstawowy cel istnienia indeksów materiałowych to precyzyjne, jednoznaczne i biznesowo uzasadnione opisanie rzeczywistego elementu będącego przedmiotem obrotu w ramach gospodarki magazynowej.  Pozwalają one dokonać agregacji czyli pogrupować fizyczne elementy (części, podzespoły) pod jedną wspólną etykietą. Od przyjętych kryteriów grupowania zależy to na ile słownik indeksów będzie spójny oraz w jakim stopniu zawierać będzie duplikaty.

Zbyt mocna agregacja zabezpiecza przed duplikatami, lecz powoduje utratę informacji. Z drugiej strony, zbyt słaba agregacja powoduje znaczny wzrost ilości danych. Przykładowo, gdy producent części znanej w rejestrach jako X zmieni opakowanie zachowując jednocześnie wszystkie parametry zawartości, nadal powinno się ją traktować jako X. Jeśli osoba przyjmująca część X na stan postanowi utworzyć nowy indeks X’, wtedy powstanie duplikat, a tym samym wiedza na temat pozycji X zostanie przekłamana.

Duplikaty indeksów utrudniają efektywną kontrolę stanów magazynowych, ewidencjonowania przyjęć, wydań, przesunięć a także monitorowania zapotrzebowania. Co za tym idzie, powodują one przekłamania często uniemożliwiając korzystanie takich narzędzi jak analizy:

• wartości obrotu ABC
• zmienności zapotrzebowania XYZ
• niedoboru podaży SDE
• kosztu jednostkowego HML
• oraz dowolne metody Reorderingu

Czy usunięcie duplikatów ma znaczenie przy optymalizacji pracy magazynu? Oczywiście! Celem tego działania jest sprawdzenie słownika indeksów pod kątem istniejących duplikatów, a także weryfikacja czy rozpoznane wcześniej duplikaty posiadają stany magazynowe oraz czy istnieje możliwość zlikwidowania tych stanów. Likwidacja może odbywać się na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest oczywiście rozchód. Drugim jest zmiana indeksów, która nie zawsze jest możliwe głównie z powodów finansowo-księgowych.

C – Przygotowanie BOMów – czyli jak usystematyzować dane podczas optymalizacji magazynu

Działanie to sprowadza się do powiązania poszczególnych pozycji magazynowych z Zasobami podlegającym utrzymaniu. Innymi słowy: należy zgromadzić informacje o przeznaczeniu poszczególnych części, podzespołów by móc zoptymalizować pracę magazynu.

Dysponując zestawem wyżej wymienionych informacji możliwe jest przygotowanie do analizy ryzyk mających wpływ na Utrzymanie Ruchu a wynikających z decyzji podejmowanych na poziomie Gospodarki Magazynowej, opisanych w kolejnym punkcie.

D – Określenie krytyczności –  ostatni etap przygotowania danych w procesie optymalizacji magazynu

O ile to możliwe, prowadząc prace mające na celu optymalizację magazynu, należy określić krytyczność zastosowania poszczególnych pozycji za pomocą co najmniej dwustopniowej skali w celu rozróżnienia ich wpływu na Utrzymanie Ruchu.

Przykładowo:

• Krytyczność 1 poziomu – pozycje wymagane do prowadzenia prac utrzymaniowych, niemożliwe do zastąpienia, których brak może powodować niesprawność Zasobów
• […] – ewentualnie poziomy pośrednie
• Krytyczność 2 poziomu – pozycje których brak nie wpływa na sprawność Zasobów lub takie które można zastąpić.

To samo ćwiczenie można wykonać z perspektywy Zasobów, na podstawie danych z punktu C – Przygotowanie BOMów, jednak uzyskane informacje należy traktować jako odrębne wymiary. Wskazując krytyczność Zasobów (przedmiotu Utrzymania Ruchu) można określić jak istotne są zapasy na poszczególnych stanach. Wartości te oczywiście zmieniają się w czasie i w końcowym stanie procesu optymalizacji magazynu mogą być dynamicznie modyfikowane. Warto jednak zmierzyć się z tym zagadnieniem na wczesnym etapie, tak aby wypracować podejście do określania konkretnych wartości na podstawie bieżącej sytuacji.

Optymalizacja magazynu – Podsumowanie

Powyżej zaprezentowano działania, które stanowią punkt wyjścia do optymalnego przygotowania się do Projektu Optymalizacji Magazynu. Działania zakładają obróbkę sporej ilości danych, których wolumen może sięgać kilkunastu tysięcy pozycji magazynowych. Aby usprawnić pracę warto wykonać wcześniej analizę ABC oraz XYZ, aby zawęzić obszar prac do grupy materiałów wysokiej wartości zapotrzebowań z dużą dokładnością jej prognozowania. W kolejnych iteracjach można weryfikować następne grupy tak aby stopniowo opracować możliwie jak największą grupę materiałów.

Ponadto w zakresie prac opisanych w A – Ujednolicenie nomenklatury, można skorzystać z usług doradczych specjalistów posiadających słowniki branżowe, na podstawie których można przeprowadzić konkretne prace. W przedmiotowym zakresie służymy wsparciem zarówno pod kątem działań doraźnych, jak i budowy rozwiązań dedykowanych. Warto pamiętać, że poruszone w powyższych akapitach zagadnienia nie są czynnością jednorazową, lecz powinny być traktowane jako cykliczna praktyka, której efekty mają przełożenie na możliwości optymalizacji magazynu.Warto na bieżąco śledzić aktywność na naszym blogu – już wkrótce opublikujemy analizę II kroku optymalizacji magazynów.

Masz pytania? Chętnie na nie odpowiemy!