Jak usprawnić komunikację między różnymi systemami? 3 przykłady

26.09.2022

Jeśli zastanawiasz się, jak usprawnić komunikację między różnymi systemami jesteś we właściwym miejscu. Temat ten omawiamy z dwóch perspektyw: integracji wielu wewnętrznych systemów w przedsiębiorstwie oraz integracji systemu jednej firmy z różnymi systemami jej kontrahentów. Zawiły problem? Tylko z pozoru. Jeśli wiemy na czym skoncentrować uwagę i od czego zacząć, prace będą przebiegać sprawnie. Gotowi? Zaczynamy!

Trudności w realizowaniu sprawnej komunikacji między systemami zewnętrznymi i wewnętrznymi przedsiębiorstw

Tego typu trudności można spotkać na wielu płaszczyznach. Bardzo często pojawiają się wówczas, gdy przedsiębiorstwo staje przed wyzwaniem zintegrowania systemu z Pocztą Polską lub systemami kurierskimi. To jeden z najbardziej powszechnych rodzajów integracji. Wiele rozwiązań pudełkowych ma w standardzie zapewnione takie integracje. Wyzwanie pojawia się jednak w przypadku dużych firm w skali Enterprise. Dlaczego? Ponieważ takie przedsiębiorstwa wykorzystują zwykle dedykowane oprogramowanie.

Przykład 1:

Klient: z sektora finansowego

Problem: optymalizacja procesu przyjmowania i rozpatrywania reklamacji oraz odpowiedniego raportowania wyników

Dodatkowa trudność: wiele kanałów spływu reklamacji

Stworzone rozwiązanie: dedykowany system, który optymalizuje przebieg całego procesu reklamacji: od momentu zgłoszenia, po przypisanie zadania do odpowiedniej jednostki biznesowej, poprzez wytypowanie najlepszego specjalisty do odpowiedzi na zgłoszenie, ustalenie zasadności reklamacji, aż po finalne rozwiązanie sprawy, powiadomienie klienta oraz archiwizację całej sprawy.

Jakim wyzwaniom sprostał stworzony system: przeprowadzono integrację z 5 systemami frontendowymi instytucji finansowej, za pośrednictwem których klienci mogli zgłaszać reklamację. Mowa o: formularzu online, bankowości internetowej i mobilnej, aplikacji konkretnego oddziału oraz systemie obsługi korespondencji tradycyjnej. Dzięki temu jeden system zbiera informacje o wszystkich możliwych reklamacjach. To jednak nie koniec. Kolejnym wyzwaniem było usprawnienie samego procesu rozpatrywania reklamacji. W celu prowadzenia skutecznych i sprawnych działań konieczna była integracja z ponad 14 systemami wewnętrznymi banku.

Zastosowana technologia: SpringBoot + Spring Cloud, VueJS, Docker + OpenShift, PostgreSQL

Efekt: zwiększenie komfortu wykonywania działań przez pracowników banku, szybszy czas reagowania i rozpatrywania zgłoszeń klientów, fachowe rozpatrywanie reklamacji dzięki sprawnemu dostępowi do informacji o kliencie oraz intuicyjnym powiadomieniom automatycznie wysyłanym przez system.

Jak usprawnić komunikację między różnymi systemami w banku? Stworzyć dedykowany system unifikujący sposób obsługi danego procesu. Nasze działania znalazły odzwierciedlenie w poprawie komfortu pracowników i klientów banku. Podobne działania doskonale sprawdzą się w firmach produkcyjnych czy telekomunikacyjnych. Schemat działania dedykowanego systemu będzie zbliżony, jednak jego specyfika w 100% musi odzwierciedlać charakter konkretnego przedsiębiorstwa.

Jak usprawnić komunikację między różnymi systemami klientów zewnętrznych?

Z tego typu pytaniami również spotykamy się często. Konieczność integracji jednego systemu z różnorodnymi systemami klientów zewnętrznych to wyzwanie. Z odpowiednim podejściem jednak bez problemu można mu sprostać. Jak zatem usprawnić komunikację między różnymi systemami? Odpowiadamy jak zwykle konkretnym przykładem:

Przykład 2:

Klient: branża utrzymania nieruchomości

Problem: trudności w realizowaniu efektywnej komunikacji między systemem klienta a zewnętrznymi systemami jego kontrahentów

Dodatkowe trudności: konieczność wdrożenia dwukierunkowej integracji oraz brak jednego standardu komunikacji

Stworzone rozwiązanie: dedykowany system odpowiedzialny za zapewnienie połączenia, translację danych oraz obsługę dowolnych protokołów komunikacyjnych, które zostały narzucone przez systemy używane przez kontrahentów.

Zastosowana technologia: Java, SpringBoot, Apache Kafka, Oracle Database, MongoDB

Efekt: sprawna realizacja głównego celu biznesowego klienta: ułatwienie dostępu i wymiany informacji między systemami kontrahentów.

Tego typu integracje wymagają sprawnego działania Project Managera oraz Architekta Technicznego. Dobry plan to podstawa skutecznej integracji. Dodatkowo nieodzownym elementem zespołu zadaniowego są testerzy. To ich praca pozwala zweryfikować przykładowe scenariusze testowe w taki sposób, by wyeliminować możliwe niepowodzenia jeszcze przed oficjalnym przekazaniem systemu do szerokiego użytkowania. Kierownik projektu z kolei musi dbać o sprawną komunikację z zewnętrznymi zespołami, co nigdy nie jest proste.

Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie?

Nie od dziś wiadomo, że efektywny dostęp do informacji wewnątrz przedsiębiorstwa znacznie ułatwia realizację codziennych zadań. Pierwszym, podstawowym usprawnieniem, jakie warto wprowadzić na tej płaszczyźnie jest modernizacja systemu obiegu korespondencji. Im większa skala przedsiębiorstwa, tym więcej dokumentów znajduje się w obiegu. Jeśli dodamy do tego mnogość formatów oraz ich różnorodne przeznaczenie wyraźnie widzimy, jak duży potencjał do usprawnień kryje się na tym polu.

Usprawnienie dotyczące obiegu dokumentów powinno przyjąć dwie formy: zaczynając od pełnej standaryzacji dokumentacji poprzez optymalizację obsługi rejestrowania i archiwizacji dokumentów. Od czego zacząć? Najlepiej znów posłużyć się konkretnym wdrożeniem.

Przykład 3:

Klient: z sektora finansowego

Problem: nieintuicyjny system obiegu dokumentów oraz potrzeba automatyzacji całego procesu

Dodatkowa trudność: digitalizacja korespondencji napływającej kanałem tradycyjnym oraz integracja nowego systemu z innymi rozwiązaniami już funkcjonującymi w banku.

Stworzone rozwiązanie: dedykowany system, który umożliwia efektywny proces rejestracji dokumentów, dostępu do nich i ich archiwizacji. Zaprojektowane rozwiązanie dotyczy korespondencji, pism, dokumentów księgowych i wniosków.

Jakim wyzwaniom sprostał stworzony system: system daje możliwość sprawnego rejestrowania nawet dokumentów dostarczonych w formie papierowej. Zeskanowany dokument zostaje OCR’owany co umożliwia jego digitalizację i zapis w wewnętrznych repozytoriach.

Zastosowana technologia: Java, SpringBoot + Spring Cloud, Vue.Js+ Nuxt, Docker + OpenShift, PostgreSQL, ElasticSearch, RabbitMQ

Efekt: sprawnie działający system, z którego korzysta ok. 6 tys. osób. Wdrożone rozwiązanie obsługuje ok. 20 tys. dokumentów miesięcznie.

Wniosek jak usprawnić komunikację między różnymi systemami w przedsiębiorstwie jest prosty: fachowa integracja. Każda firma jest unikatowa, podobnie jak rozwiązania IT, które będą do niej pasować. W przypadku jednego przedsiębiorstwa doskonale sprawdzą się rozwiązania pudełkowe dostępne na rynku. Im bardziej jednak rozbudowana firma, tym lepiej postawić na dedykowane systemy.

Jak to wygląda w przypadku Twojego przedsiębiorstwa? Porozmawiajmy o tym.